Artikelserie 3: Buchhaltung – Was wird die Zukunft bringen? - Inventorum

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In meinem einleitenden Artikel habe ich angedeutet, dass die Zukunft des Handels sich in Zeiten der Digitalisierung nur schwer vorhersehen lässt:  Es gibt dabei aber ein paar stetige Komponenten, die vielleicht eine digitale Erneuerung erfahren, aber vom Grundsatz her erhalten bleiben. Dazu gehört u. a. die Warenwirtschaft, die Kundendatei und die Buchhaltung. Gerade letzteres ist und bleibt das Kernstück für eine erfolgreiche und rechtlich konforme Steuerung des Geschäfts. Daher widme ich den ersten Teil meiner Serie diesem Bereich.

Buchhaltung – eine Grundlage für das Geschäft!?

Die Buchhaltung steuert die finanzielle Grundlage eines Geschäfts. Jedes Unternehmen benötigt eine Buchhaltung, denn die Finanzen müssen im Blick behalten und mit dem vorhandenen Geld kalkuliert werden. Früher war dies dem Buchhalter persönlich vorbehalten, der dazu Ein- und Ausgangsrechnungen und Bankkontoauszüge abtippte und Barbelege händisch überprüfte. Doch Buchungsbelege werden heutzutage zunehmend maschinell verarbeitet.

Der Beruf des Buchhalters liegt laut einer Studie „The Future of Employment”,  in der 702 verschiedene Berufe untersucht wurden, auf Rang 671 in Punkto Jobsicherheit. Diese Studie lässt vermuten, dass der Beruf des Buchhalters in Zukunft verschwinden könnte. Zu groß ist das Spektrum digitaler Verarbeitung bereits geworden. Doch damit verschwindet nicht die Buchhaltung selbst. Wie sieht es tatsächlich aus?

Die Softwarelösungen verlagern sich zunehmend in die Cloud. Auch sind die Kosten für moderne Systeme durch das Konzept Software-as-a-Service (SaaS) soweit gefallen, dass heute schon Buchhaltungslösungen für weniger als 10 Euro pro Monat erhältlich sind. Des Weiteren entwickeln sich Datenverarbeitungsprozesse immer weiter, so dass über künstliche Intelligenz sogar automatische Zuweisungen zu Verrechnungskonten stattfinden können.

Cloud Computing und Software-as-a-Service ist die Zukunft

Geschäftliche Daten in einer Cloud zu speichern hat viele Vorteile: Die Anschaffungskosten von Buchhaltungssoftware können ganz wegfallen und man bezahlt nur noch das, was man bekommt, und zwar mittels einer monatlichen Grundgebühr. Weiterhin sind die geschäftlichen Daten von überall aus erreichbar, ebenso wie die Bedienung bequem über Tablets und Smartphones vorgenommen werden kann. Aber auch die Datensicherung entfällt aufgrund der automatischen Back-ups der Buchhaltungssoftware.  

Ehemals wurden die Software-Pakete auf CDs in lokalen Geschäften gekauft, doch mittlerweile kann man sie schnell aus dem Internet herunterladen, etwa in Form einer App.

Dabei sind die Schnittstellen-Integrationen über das Internet gekoppelt, so dass immer mehr Vernetzungen entstehen. Es wird sogar so weit gehen, dass Banken die Buchhaltungssoftware in das E-Banking integrieren. Dass diese Entwicklung voranschreitet, lässt sich stark vermuten. Sind Sie auf der Suche nach einem Anbieter, lohnt es sich, nach den möglichen Erweiterungen und bestehenden Integrationen zu fragen.

Automatisierung der Buchhaltung als Zukunftsfaktor

Digitalisierte Buchhaltung ist nicht automatisch automatisierte Buchhaltung. Dies wird jedoch oft verwechselt. Digitalisiert bedeutet nur, dass die Buchhaltung papierlos ist und dies wäre auch eine einfache Excel-Tabelle. Während digitalisierte Buchhaltung schon eher Standard ist, liegt die Zukunft in der automatisierten Buchführung.

Von automatisierter Buchhaltung spricht man dann, wenn Daten automatisch durch Schnittstellen in die Buchhaltungssoftware fließen und dann automatisch verbucht werden. Mittlerweile ist die Technik schon so weit, dass bis zu 90 % der regelmäßigen Geschäftsfälle automatisch abgewickelt werden können. Diese Systeme können sogar selbstlernend sein. Besonders geeignet ist die automatisierte Buchhaltung also für Prozesse wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die regelmäßig vorkommen, aber bisher immer manuell bearbeitet werden mussten. Die Verbindung zur einer Bank entsteht durch eine Schnittstellen-Integration. Größere Systeme können diese Prozesse schon seit einiger Zeit abbilden, doch SaaS-Lösungen bringen die Kosten dafür in den akzeptablen Bereich für Klein- und Kleinstunternehmen.

Aktuellere Buchhaltungssoftware übernimmt also die Aufgaben, die ursprünglich ein Buchhalter vornahm: Daten können über Tabellen wie Excel exportiert werden. Diese grundlegende Funktion ist moderner Buchhaltungssoftware vorbehalten.  

Das hat Vorteile für unterschiedliche Unternehmen: Die großen Unternehmen müssen in der Regel viel verbuchen, ebenso die mittleren Unternehmenstypen. Allerdings bietet sich der Schritt zu einer automatisierten Buchhaltungssoftware auch für kleine Unternehmen an, gerade, weil diese ohne Buchhaltungsabteilung arbeiten.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die unternehmensinternen Abläufe werden so optimiert und die Aufbereitung und Verbuchung der Belege benötigt weniger Zeit. Aus diesem Grund ist das Personal, das mit der Buchhaltung betraut ist, geringer belastet und es springt Zeit für andere Aufgaben heraus.

Kurzfristige Einsichten in die Buchungen sind dadurch einfacher möglich, wodurch Prozesse wie z. B. das Mahnwesen verbessert werden. Früher konnte man Zahlen eher quartalsweise und nach Jahresabschlüssen aufrufen, so dass viel Zeit verloren gehen konnte. Dies wird sich in Zukunft ändern.  

Die Digitalisierung als Chance nutzen

Buchhaltungssysteme auch für kleine Unternehmen werden besser und die Kosten niedriger. Das schafft Zeit und Raum für anderes. Durch die Vernetzung firmeninterner Arbeitsabläufe werden Vorgänge ganzheitlicher einsehbar und dadurch auch optimierbar. Wenn Cashflow, Einnahmen und Ausgaben, oder das Kassenbuch in Echtzeit und auch über verschiedene Endgeräte eingesehen werden können, dann kann die Geschäftsinhaberin informierte Entscheidungen treffen. Gerade dies ist für kleine Unternehmen wichtig und gut.

Die Zukunft wird mehr und mehr Technik mit sich bringen.

Auch wenn die Buchhaltung noch digitaler wird, so handelt es sich im Grunde genommen um eine Weiterentwicklung des klassischen Buchhaltungssystems. Routineaufgaben werden so verstärkt wegfallen. Dafür werden neue Aufgaben im Bereich digitaler Pflege von Daten hinzukommen, ebenso wie Überwachungs- und Kontrollaufgaben. Damit lassen sich dann Geschäftsprozesse besser steuern und die Ansprache an den Kunden, damit der Umsatz, verbessern.

 

Inhalt der Serie: 

  1. Einleitung
  2. Kunde
  3. Buchhaltung
  4. Warenwirtschaft
  5. Vertrieb
  6. Kasse
  7. Marketing


Über den Autor/in
Christoph Brem
Gründer und Geschäftsführer

Inventorum GmbH

Experte/in für

Existenzgründung, Aktuelle Entwicklungen

Bekannt aus: Handelsblatt, Gründerszene, BerlinValley, Morgenpost, t3n, etailment


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