Buchhaltung – Was wird die Zukunft bringen? - Inventorum

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In meinem einleitenden Artikel habe ich angedeutet, dass die Zukunft des Handels sich in Zeiten der Digitalisierung nur schwer vorhersehen lässt: Es gibt dabei aber ein paar stetige Komponenten, die vielleicht eine digitale Erneuerung erfahren, aber vom Grundsatz her erhalten bleiben. Dazu gehört unter anderem die Warenwirtschaft, die Verwaltung der Kundendatei oder auch die Buchhaltung. Gerade letzteres ist und bleibt das Kernstück für eine erfolgreiche und rechtlich konforme Steuerung des Geschäfts. Daher widme ich den ersten Teil meiner Serie diesem Bereich.

Die Buchhaltung steuert die finanzielle Grundlage eines Geschäfts. Jedes Unternehmen benötigt eine Buchhaltung, denn die Finanzen müssen im Blick behalten und mit dem vorhandenen Geld kalkuliert werden. Früher war dies dem Buchhalter vorbehalten, der dazu Ein- und Ausgangsrechnungen und Bankkontoauszüge abtippte und Barbelege händisch überprüfte. Doch wie in vielen anderen Bereichen, werden jetzt diese Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch automatisiert.

Automatisierung der Buchhaltung als Zukunftsfaktor

Digitalisierte Buchhaltung ist nicht unbedingt automatisierte Buchhaltung. Dies wird jedoch oft verwechselt. Digitalisiert bedeutet nur, dass die Buchhaltung papierlos ist und dies wäre auch eine einfache Excel-Tabelle. Doch damit ist meist nicht viel geholfen, da weiterhin viele manuelle Prozesse zwischen den Systemen nötig sind.

Von automatisierter Buchhaltung spricht man dann, wenn Prozesse in mehreren Stufen ohne nötige Eingriffe des Nutzers abgewickelt werden können. Das kann in einem System oder auch über mehrere Systeme hinweg gemeint sein, wie zum Beispiel von der Warenbestellung, über den Eingang, zur Lagerung, dem Verkauf und der Verrechnung. All diese Stufen betreffen die Buchhaltung und in den meisten Standardsystemen sind hier viele Zwischenschritte nötig.

In den Systemen selbst wird vor allen Dingen durch intelligentere Software die Automatisierung immer besser. Zum Beispiel können viele Systeme Rechnungen und Belege in verschiedensten Formaten einlesen, auswerten und sogar über die enthaltenen Begriffe dem richtigen Konto zugeordnet werden. Auch wenn der Begriff künstliche Intelligenz derzeit etwas überstrapaziert wird, so wird diese auch bei der Buchhaltung mehr und mehr Einzug halten.

Aktuellere Buchhaltungssoftware übernimmt also viele Aufgaben, die ursprünglich ein Buchhalter vornahm, doch die Software selbst muss immer noch gefüttert und die Ergebnisse übermittelt werden. Dazu benötigt es Schnittstellen (engl. API), welche diesen Automatisierungsprozess dahingehend erweitern können und die Abhängigkeiten anderer Systeme in das Buchhaltungsprogramm abbilden. Wenn wir beim Beispiel von der Warenbestellung bis zum Verkauf bleiben, dann sind hier oft auch Warenwirtschaften, Logistikprogramme, Kassen und Kundenverwaltung involviert. Aber statt dies in einzelnen Produktlösungen abzubilden, geht hier der Trend zu Plattformen, welche den Prozess nahtlos und automatisiert ablaufen lassen.

 

Sobald man diese relativ einfachen Prozesse auch als Kleinstunternehmer automatisieren kann, werden Kapazitäten frei, die man anderen Bereichen, wie zum Beispiel dem Webauftritt oder der Kundenbetreuung widmen kann. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die unternehmensinternen Abläufe werden optimiert und die Aufbereitung und Verbuchung der Belege benötigt weniger Zeit. Kurzfristige Einsichten in die Buchungen sind einfacher möglich, wodurch Prozesse wie z. B. das Mahnwesen oder Kreditanträge verbessert werden. Früher konnte man Zahlen eher quartalsweise und nach Jahresabschlüssen aufrufen, so dass viel Zeit verloren gehen konnte. Das kann jetzt einfacher, genauer und schneller gemacht werden.

Cloud Computing und Software-as-a-Service ist die Zukunft

Größere Systeme können diese Prozesse schon seit einiger Zeit abbilden. Doch erst die Entwicklung von SaaS-Lösungen bringen die Kosten dafür in den akzeptablen Bereich für Klein- und Kleinstunternehmen, meist durch eine maximal zweistellige monatliche Gebühr. Das erspart den Installations- und Wartungsaufwand und die Hardware Kosten für Rechnerleistung und Datenspeicher. Beispiele dafür sind Lösungen wie SageOne, Debitoor oder Xero.

Software-as-a-Service bedeutet, dass keine Installation auf dem eigenen Rechner mehr nötig ist, Updates automatisch über das Internet erledigt werden und man meist mittels Nutzername/Passwort über jeden Browser Zugang bekommt. Oft wird dies auch kombiniert mit einer installierten Anwendung oder App auf dem eigenen Rechner, welche dann auch ohne Internet funktioniert, oder keine Leistungseinbußen bei schlechter Verbindung hat. Die Daten zur Anwendung werden direkt in einem Rechenzentrum oder der Cloud gespeichert, so dass auch diese immer aktuell sind, egal von wo man Zugang erlangt.
Dies hat viele Vorteile: Die Anschaffungskosten von Buchhaltungssoftware können ganz wegfallen und man bezahlt nur noch das, was man benötigt, und zwar mittels einer monatlichen Grundgebühr. Weiterhin sind die geschäftlichen Daten von überall aus erreichbar und die Bedienung kann bequem über PC, Tablets oder Smartphones vorgenommen werden. Aber auch die Datensicherung entfällt aufgrund der automatischen Back-ups dieser Lösungen.

Wenn dazu noch wie vorher beschrieben die Integration zu anderen System möglich ist, dann hat selbst ein Kleinstunternehmen die Chance, automatisierte Prozesse ohne großen Personal-, Kosten- und Hardwareaufwand für sich zu nutzen. Die Bedenken der Daten in externen Speichermedien werden von den Anbietern mittlerweile sehr gut addressiert und entsprechen bei Qualitätsanbietern den höchsten Ansprüchen ähnlich der Bankensicherheit. Schließlich nutzen nahezu alle Geschäftsleute mittlerweile Online Banking, und auch die Speicherung der Geschäftsdaten bei Anbietern wie Datev über den Steuerberater ist schon jahrelang Standard, den man als nutzvoll akzeptiert.

Die Digitalisierung als Chance nutzen

Der Beruf des Buchhalters liegt laut einer Studie „The Future of Employment”,  in der 702 verschiedene Berufe untersucht wurden, auf Rang 671 in Punkto Jobsicherheit. Diese Studie lässt vermuten, dass der Beruf des Buchhalters in Zukunft verschwinden könnte. Zu groß ist das Spektrum digitaler Verarbeitung bereits geworden. Doch damit verschwinden nicht die Aufgaben der Buchhaltung selbst.

Buchhaltungssysteme auch für kleine Unternehmen werden besser und die Kosten niedriger. Das schafft Zeit und Raum für anderes. Durch die Vernetzung firmeninterner Arbeitsabläufe werden Vorgänge ganzheitlicher einsehbar und dadurch auch optimierbar. Wenn Cashflow, Einnahmen und Ausgaben, oder das Kassenbuch in Echtzeit und auch über verschiedene Endgeräte eingesehen werden können, dann kann die Geschäftsinhaberin informierte Entscheidungen treffen und mehr Zeit für neue Prozesse wie den E-Commerce nutzen. Gerade dies ist für kleine Unternehmen wichtig und gut.

Inhalt der Serie: 

  1. Einleitung
  2. Buchhaltung
  3. Kunde
  4. Warenwirtschaft
  5. Vertrieb
  6. Kasse
  7. Marketing


Über den Autor/in
Christoph Brem
Gründer und Geschäftsführer

Inventorum GmbH

Experte/in für

Existenzgründung, Aktuelle Entwicklungen

Bekannt aus: Handelsblatt, Gründerszene, BerlinValley, Morgenpost, t3n, etailment


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