Neue Anforderungen an die elektronische Kassenführung

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Den meisten Einzelhändlern ist bereits bekannt, dass für die Buchhaltung sowie die elektronische Kassenführung besondere Anforderungen zu erfüllen sind. Das Bundesministerium für Finanzen hat im Juli 2016 noch ein paar neue Bestimmungen nachgereicht, die ab 2020 in Kraft treten sollen. Welche das sind und was das für den Einzelhändler selbst bedeutet, erfahren Sie hier.

Neue Bestimmungen für die elektronische Kassenführung ab 2020

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung sowie Kassenführung wurde bislang in den GoBD geregelt, welche gleichermaßen für eine elektronische Kassenführung, für Registrierkassen sowie offene Ladenkassen bzw. Schubladenkassen gelten. Diese Grundsätze bleiben auch weiterhin bestehen.

✎ Demnach müssen sämtliche Geschäftsvorfälle

  • Einzeln aufgezeichnet
  • Für mindestens 10 Jahre unverändert gespeichert werden 
  • Jederzeit zugriffsbereit sowie auslesbar sein

✎ Ab 2020 kommen folgende Neuerungen hinzu, die die Kassensysteme betreffen:

  • Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
  • Kassen-Nachschau
  • Belegausgabe

Im Juli 2016 wurde ein neuer Gesetzesentwurf vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) zur elektronischen Kassenführung veröffentlicht, der einige neue Regelungen für Kassensysteme enthält. Die meisten Einzelhändler, die überwiegend mit Bargeschäften zu tun haben, arbeiten bereits mit einem elektronischen Kassensystem. Doch das Finanzamt sieht in den Kassen selbst auch ein hohes Manipulationspotenzial, da es technische Möglichkeiten gibt, Daten unerkannt zu ändern und zu löschen. So kann zum Beispiel im Kassensystem versteckte Software (Phantomware) dazu genutzt werden, um nicht dokumentierte Änderungen und Löschungen vorzunehmen. Auch sogenannte Zapper gelten als Manipulationssoftware, mit der die elektronische Kassenführung online oder über USB-Sticks unbemerkt verändert werden kann. Deshalb verschärft das Bundesministerium die Regelungen für die elektronische Kassenführung. Ziel der Neuerungen ist es, digitale Aufzeichnungen unveränderbar zu machen und somit Steuerbetrug zu erschweren sowie unlauteren Wettbewerb wirksam zu verhindern.

Technische Sicherheitseinrichtung für die elektronische Kassenführung

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen soll ab 01. Januar 2020 in Kraft treten. Wichtigste Neuerung ist die Einführung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die nachträgliche Manipulationen an der elektronischen Kassenführung verhindern soll.

 

Die Sicherheitseinrichtung besteht aus:

Sicherheitsmodul

Dieses soll sicherstellen, dass Aufzeichnungen protokolliert und nachträglich nicht mehr unerkannt manipuliert werden können.

Speichermedium

Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet gespeichert und für 10 Jahre aufbewahrt werden (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).

Digitale Schnittstelle

Diese soll eine Datenübertragung zu Prüfungszwecken ermöglichen.

Die technische Sicherheitseinrichtung soll es ermöglichen, echte von Trainingsbuchungen zu unterscheiden, um zu vermeiden, dass eine reale Buchung im Trainingsmodus vorgenommen und somit unterschlagen wird. 

✎ Jede Transaktion, die über das Kassensystem erfolgt, muss folgende Informationen enthalten:

  • Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
  • Eindeutige, fortlaufende Transaktionsnummer
  • Art des Vorgangs (Rechnung, Storno)
  • Daten des Vorgangs
  • Zahlungsart
  • Zeitpunkt der Beendigung oder des Abbruchs des Vorgangs
  • Prüfwert (Signaturverfahren oder geeignetes Online-Verfahren)

Außerdem müssen die Transaktionsnummern und der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns, neben den anderen erforderlichen Informationen, auch auf dem Kassenbeleg sichtbar sein.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) arbeitet derzeit an den genauen technischen und organisatorischen Vorgaben für die Sicherheitseinrichtung. Die Anforderungen an die elektronische Kassenführung sollen aber technologieoffen und herstellerunabhängig sein. Das BSI wird ebenfalls die von den Kassenherstellern angebotenen Lösungen prüfen und entsprechende Zertifikate ausstellen. Da das Gesetz aber noch nicht verabschiedet ist, sind immer noch Änderungen möglich.

Konsequenzen bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung

Ist das verwendete Kassensystem ab 2020 nicht zertifiziert und mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet, kann die Buchhaltung sowie die elektronische Kassenführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft werden. Dann sind vom Steuerpflichtigen zum Teil hohe Bußgelder zu zahlen (bis zu 25.000 Euro). Außerdem kann das Finanzamt Schätzungen vornehmen, die besonders für Einzelhandelsunternehmen existenzgefährdend ausfallen können. Neu sind die sogenannten Gefährdungstatbestände. Diese liegen bei einer falschen Bedienung des Kassensystems vor, z. B. wenn Belege nicht korrekt ausgestellt sind und die erforderlichen Informationen fehlen.

Für Unternehmen, die sich bereits eine Kasse gemäß der GoBD angeschafft haben, bei denen aber die Aufrüstung einer technischen Sicherheitseinrichtung bauartbedingt nicht möglich ist, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022.

Weitere Neuerungen für die elektronische Kassenführung: Kassen-Nachschau und Belegausgabe

Bei der Kassen-Nachschau handelt es sich um ein Prüfungsverfahren, ähnlich der Lohnsteuer- und Umsatzsteuer-Nachschau, bei dem ein Finanzbeamter berechtigt ist, alle steuerrelevanten Unterlagen unangemeldet in den Geschäftsräumen des Unternehmers einer Prüfung zu unterziehen. Dabei entstehen für den Unternehmer Mitwirkungspflichten. Auf Verlangen muss er dem Prüfer sämtliche Unterlagen zur Buchhaltung aushändigen sowie Zugang zu den Daten der elektronischen Kassenführung geben. Auch das Zertifikat für das Kassensystem und sämtliche Systembeschreibungen (Verfahrensdokumentation) müssen vorgelegt werden.

Zu der bereits bestehenden Einzelaufzeichnungspflicht wird die Belegausgabe auf Verlangen des Kunden hinzukommen. Das bedeutet, dass jedem Kunden ein Beleg auszustellen ist, wenn dieser danach verlangt. Eine allgemeine Belegausgabepflicht wird es aber nicht geben. Da nach dem Zertifizierungsverfahren alle Geschäftsvorfälle in Echtzeit protokolliert und mit einer Transaktionsnummer verknüpft werden sollen, können alle Transaktionen später auch ohne Beleg wiedergefunden und zugeordnet werden.

Was ist jetzt zu tun?

Eine allgemeine Registrierkassenpflicht sieht das Bundesministerium für Finanzen nicht vor. Für Marktverkäufe, Gemeinde- und Vereinsfeste wird auch weiterhin keine Pflicht zur elektronischen Kassenführung bestehen. Jeder Einzelhändler kann selbst entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse, eine Registrierkasse oder auch eine Kassensoftware fürs iPad nutzen möchte, solange das verwendete System die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Für ältere Registrierkassen gilt jedoch eine Nachrüstungspflicht. Wenn es technisch möglich ist, eine Kasse entsprechend den Anforderungen der GoBD nachzurüsten, sollte das umgehend erfolgen. Kontaktieren Sie am Besten den Hersteller Ihres Kassensystems und erkundigen Sie sich, ob und wie eine Nachrüstung gemäß des Gesetzesentwurfs zur elektronischen Kassenführung von 2016 möglich wäre. 

Wenn Ihr aktuelles Kassensystem die Anforderungen nicht erfüllt und auch nicht nachgerüstet werden kann, besteht eine Übergangsfrist bis Ende 2016. Gleichzeitig muss jeder Unternehmer aber sicherstellen, dass die Kasse selbst korrekt geführt wird. Besonders ab nächstem Jahr, wenn die GoBD verbindlich in Kraft treten, ist im Einzelhandel vermehrt mit Betriebsprüfungen zu rechnen.

✎ Achten Sie deshalb auf folgende Dinge:

  • Sauberes Kassenbuch
  • Regelmäßige Zählung und Dokumentierung des Bargeldes
  • Täglicher Abschluss eines Tagesberichts

Titelbild: aragestock / shutterstock.com, weiteres Bildmaterial: bundesfinanzministerium.de

Quellen: Bundesministerium für Finanzen, IHK Erfurt, European Tax & Law e. V.

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