GoBD ab 2017: Alle wichtigen Infos auf einen Blick

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GoBD, GoBS, GDPdU – seit Anfang 2015 fliegen Einzelhändlern diese Abkürzungen gepaart mit allerlei Panikmache um die Ohren und stiften immer noch einiges an Verwirrung. Aber bekanntlich wird ja nichts so heiß gegessen, wie es gekocht wird. Damit sich auch wirklich keiner verbrennt, haben wir das Thema GoBD mal genauer unter die Lupe genommen und es fernab vom Bürokratendeutsch auf eine verständliche Ebene reduziert.

GoBD-Check: Buchhaltung

Da die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen zu unterschiedlich sind, werden in den GoBD keine genauen Aussagen zu Form, Inhalt und Umfang der zur Buchführung erforderlichen Unterlagen getroffen. Der Steuerpflichtige kann selbst darüber entscheiden, solange die grundsätzlichen Vorgaben eingehalten werden. Diese beziehen sich auf die Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit und Ordnungsmäßigkeit der Unterlagen.

Außerdem müssen die erfassten Daten nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich jederzeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens und alle im System vorhandenen Geschäftsvorfälle bzw. Informationen verschaffen können. Wichtig ist außerdem, dass Geschäftsvorfälle sowie Buchungen zeitnah erfasst werden und die Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Buchführung übernimmt allein der Steuerpflichtige, auch wenn er Dritte mit den Buchführungspflichten beauftragt.

Den Vorgaben der GoBD zu folgen hat aber auch Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen. Wenn alle Bücher korrekt und sorgfältig geführt werden, haben Sie stets einen Überblick über Ihre Geschäftszahlen und können gegebenenfalls Prozesse optimieren.

GoBD-Check: Kassensystem

Wenn Sie Ihre Buchhaltung bisher bereits ordnungsgemäß geführt haben, sind die in den GoBD enthaltenen Grundsätze nicht neu für Sie. Eine wichtige Änderung gibt es allerdings. Denn die GoBD nehmen auch Bezug auf die benutzte KassensoftwareAuf Grund technischer Neuerungen und der zunehmenden Digitalisierung befand das Bundesministerium für Finanzen, dass die Grundsätze überarbeitet und auf den neuesten Stand der Zeit gebracht werden sollten. Demnach sollen ab 2015 alle steuerrelevanten Daten elektronisch gespeichert und aufbewahrt werden.

Unterschiedliche Kassensysteme und Betriebsabläufe erschweren jedoch die einheitliche Prüfung der Buchhaltung. Die GoBD sollen daher ein Mindestmaß an Standards und Regelungen einführen. Davon profitiert letztendlich nicht nur die Finanzverwaltung, sondern auch Sie. Ein Kassensystem, das Geschäftsvorfälle automatisch speichert und aufbewahrt, erspart auch Ihnen aufwendigen Papierkram und sichert Ihnen kostbare Zeit, die Sie sinnvoller in Ihr Unternehmen investieren können.

Alte Registrierkassen sind so oder so längst passé. Sie wurden in den meisten Fällen bereits durch eine elektronische Kassenführung wie z. B. Tablet Kassen ersetzt. Natürlich gelten für diese Systeme die gleichen Regeln wie für die Buchführung mit Papier und Stift. Es gilt also zu prüfen, ob Ihre Kasse bereits gemäß der GoBD arbeitet. Ist dies nicht der Fall, heißt es entweder nachrüsten oder neu kaufen. Für 2015 und 2016 gilt noch die vom Ministerium gewährte Übergangsfrist. 

Technische Vorgaben und Standards werden allerdings nicht im Detail vorgegeben, da die IT-Landschaft kurzlebig ist und eingeführte Standards nie von Dauer sein werden. Vielmehr dienen die GoBD als Richtlinien, um Vorgehensweisen zu vereinheitlichen und Datenschutz zu gewährleisten. Zertifikate für eine GoBD-Konformität sind daher auch nur als Entscheidungshilfe anzusehen und werden von der Finanzverwaltung nicht berücksichtigt.

Die GoBD Verfahrensdokumentation

Wenn Sie sich schon etwas tiefer mit der Thematik GoBD auseinandergesetzt haben, wird Ihnen sicher auch schon das schöne Wort Verfahrensdokumentation begegnet sein. Die in den GoBD erwähnte Verfahrensdokumentation dient als Nachweis über die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. In ihr werden die organisatorischen und technischen Abläufe des Abrechnungsverfahrens beschrieben. Aus den Unterlagen muss hervorgehen, dass die steuerrelevanten Daten korrekt gespeichert und aufbewahrt werden. Zudem muss das verwendete Programm für die Erfassung der Daten beschrieben und erklärt werden. Im Falle einer Prüfung durch die Finanzbehörde dient die Verfahrensdokumentation dazu, sich schnell und einfach in das vorliegende System einzuarbeiten und die Daten prüfen zu können.

Eine Dokumentation ist nicht zwingend vorgeschrieben, solange die Nachvollzieh- sowie Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt werden. Doch sie ist in jedem Fall auch für das jeweilige Unternehmen sinnvoll, da sie einen Überblick über die zur Buchführung verwendeten Systeme und Verfahren gibt sowie Vorgehensweisen und die Benutzung des eingesetzten Programms erklärt. Insbesondere wird dadurch neuen Mitarbeitern die Einarbeitung in bestehende Prozesse erleichtert.

Sie können selbst entscheiden, ob Sie die Verfahrensdokumentation elektronisch, in Papierform oder in einer Kombination aus beiden erstellen wollen. Die Unterlagen können auch aus mehreren Dokumenten bestehen oder auf andere verweisen.

 ▲ Hinweis:

Wir bitten Sie zu beachten, dass die hier aufgeführten Informationen und Hinweise weder eine Steuerberatung darstellen noch diese ersetzen. Hinsichtlich der Richtigkeit der Informationen übernehmen wir keinerlei Haftung. Sie können die offiziellen Texte zu GDPdU, GoBD und GoBS online auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen einsehen. Für eine umfassende Information empfehlen wir eine Beratung durch einen Steuerberater.

Titelbild: Billion Photos/ shutterstock weiteres Bildmaterial: bluelela/ shutterstock.com, INVENTORUM
Quellen: Bundesministerium der Finanzen, PSP München, Verband Elektronische Rechnung e.V., Audicon, SER Group

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